Самостоятельная организация мероприятий постепенно уходит в прошлое. Солидные компании давно осознали важность профессионально построенного Event marketing. Теперь организацией корпоративных, политических, социальных и прочих мероприятий занимаются, в основном, специализированные Event-компании.
Широкомасштабное праздничное действо при профессиональном подходе вызывает огромный резонанс, способствует привлечению внимания, укрепляет внутрикорпоративные и внешние связи. Словом, польза для имиджа компании и бизнеса очевидны.
Принципы успешной организации мероприятий (ивентов)
Несмотря на разнообразие форматов мероприятий (от научных симпозиумов до веселых корпоративов), существует несколько принципов, определяющих их успех.
- Своевременность. Дорога ложка к обеду – этот принцип верен и в организации мероприятий. Профессиональная выставка не вызовет должного резонанса в период летних отпусков, а пресс-конференция должна проводиться в преддверии или сразу после появления инфоповода, иначе интерес к ней будет, мягко говоря, сдержанным.
- Достойный инфоповод. Значимым инфоповодом может стать любое событие: юбилей компании, презентация продукции, открытие нового предприятия и так далее. Впрочем, хороший ивент-маркетолог сможет придать значимость в глазах общественности и более скромному событию. Главное, правильно его преподнести и широко разрекламировать.
- Оптимальное сочетание элементов программы. Научный симпозиум или семинар будут информативными, но скучными, и вряд ли запомнятся участникам, если программа не будет включать достойную развлекательную составляющую. Банкеты, фуршеты и традиционная экскурсионка могут присутствовать, но все это есть у всех. Элементы экшна, хорошего шоу с использованием новых технологий и привлечением профессиональных артистов обеспечат успех мероприятия.
- Интерактивность. При организации мероприятия обязательно учитывается необходимость свободного обмена мнениями и опытом: односторонний информационный поток – это прошлый век.
- Ритуальность. В эту группу обязательных составляющих успеха мероприятия можно отнести регулярность проведения, наличие корпоративной атрибутики, особый этикет компании.
Организация мероприятий в Event-агентстве PERFECT
Составляющие организации мероприятия определяются его целями. Процесс подготовки многоэтапный и сложный, хоть и отработанный, поэтому желательно позаботиться о выборе Event-агентства заблаговременно.
- Обеспечение информационной составляющей. Масштабное мероприятие должно быть резонансным, поэтому в его преддверии обязательно анонсировать его перед целевой аудиторией. Способов множество: публикации в СМИ, телевидение, анонсы в соцсетях, на специализированных порталах и официальных сайтах компаний. Иногда целевые сайты создаются под конкретное мероприятие.
- Выбор формата. Формат мероприятия должен оптимально соответствовать его целям: семинар, выставка, презентация, прием и так далее. В любом случае, деловая программа должна быть органично дополнена развлекательной составляющей.
- Написание авторского сценария. С готовыми сценариями сейчас все в порядке: во Всемирной Сети выложена масса примеров. Но все это уже когда-то было, поэтому лучше, чтобы сценарий был подготовлен под конкретное мероприятие именно этой компании с присущим ей корпоративным духом.
- Выбор площадки. Конференц-залы, рестораны, клубы, открытые площадки, загородные дома и даже исторические замки – выбор определяется лишь форматом мероприятия и бюджетом заказчика. Локация оформляется в соответствии с корпоративным стилем и бюджетом .
- Организация транспортных услуг. Заказ билетов, трансфер, легковые автомобили любого класса, автобусы, микроавтобусы, грузовой транспорт для доставки оборудования – все это может входить в организацию мероприятия «под ключ».
- Техническое обеспечение. Сюда могут быть включены средства мультимедиа, профессиональное звуковое и световое оборудование, техника для создания спецэффектов, монтаж сцены, подиума, павильона, стендов. К технике прилагаются и соответствующие специалисты.
- Кейтеринг. Организация банкета, фуршета, пикника и так далее – ресторанное питание может быть обеспечено в условиях любой локации. Меню определяет заказчик.
- Шоу-программа. Для участия в шоу-программе могут быть приглашены профессиональные артисты любого уровня, вплоть до «звезд»: эстрадные певцы, рок-группы, ди-джеи и так далее. Фейерферки, огненные и лазерные шоу, криоэффекты, пневмопушки прилагаются!
- Интерактивная программа. Развлекать гостей могут профессиональные ведущие, а для участия в выставках и прочих деловых мероприятиях легко отобрать подходящих промо-моделей.
- Сувениры и полиграфия. Специально к мероприятию можно приурочить выпуск фирменных календарей, буклетов, постеров и так далее. Хорошо, если каждый гость события получит памятный подарок: ручку, флешку, майку, ежедневник – выбор велик.
- Профессиональная видео- и фотосьемка. О масштабном событии должна остаться соответствующая память, да и для пострелизов профессиональные фото- и видеоматериалы очень пригодятся.
Event-агентство PERFECT – фаворит в сфере организации мероприятий в Беларуси. Это подтверждается тем, что мы регулярно становимся победителями национального ежегодного конкурса «Выбор года».
Хотите, чтобы событие стало резонансным и незабываемым? К вашим услугам наш опыт, творческий потенциал и желание сделать особенным любое мероприятие!
