Важность профессионального подхода к Event-маркетингу в наше время даже не обсуждается: в условиях жесточайшей конкуренции он является одним из составляющих успеха в бизнесе. Сейчас сотрудникам компании не нужно думать об организации и проведении мероприятий: достаточно выбрать авторитетное Event-агентство.
Любому мероприятию предшествует длительный этап подготовки. Сначала решаются глобальные вопросы: формат, место проведения, приблизительное количество участников. После разработки и согласования программы наступает черед «мелочей»: оформления локации, технического обеспечения, выпуска полиграфической и сувенирной продукции, приглашения артистов и так далее. Почему слово «мелочей» взято в кавычки? Потому что даже неисправный микрофон, один неявившийся аниматор из десятка или плохо закрепленная декорация сведут на «нет» все усилия организаторов и испортят общее впечатление от мероприятия.
При проведении мероприятий важнейшую роль играют менеджеры-координаторы. Это уникальные люди, способные решать одновременно десятки задач в условиях цейтнота. Именно такие координаторы будут проводить ваше мероприятие, если вы доверите его организацию Event-агентству PERFECT.
Чем масштабнее мероприятие, тем больше может возникнуть форс-мажоров, тем большего профессионализма оно требует. Совсем без накладок не обходится никогда, но задача профессионала – сделать так, чтобы участники и гости ивента этого не заметили.
Обычно агентство PERFECT выделяет несколько координаторов для проведения мероприятия. Обязанности между ними четко распределены, однако наши менеджеры умеют взаимодействовать в команде, поэтому взаимозаменяемы.
- Логистика по встрече гостей. Гости мероприятия часто прибывают из разных стран и в разное время, и наша задача – встретить их, помочь получить багаж и отвезти к месту размещения.
- Размещение и регистрация. Размещение и регистрация участников может сопровождаться выдачей раздаточных материалов (если речь идет о конференции, симпозиуме, семинаре и так далее). И в любом случае гостям потребуется помощь в адаптации: нужно им рассказать, где что купить, куда обратиться за медпомощью, какие достопримечательности, не включенные в культурную программу, достойны внимания.
- Контроль основной части мероприятия. Нужно проверить, насколько подготовлена локация, исправна ли техника, вовремя ли подан транспорт, готовы ли накормить гостей в соответствии с предварительной договоренностью и многое другое. Главное – четко следить за хронометражом и вовремя ликвидировать нестыковки.
- Культурная программа. В данном случае – это очень объемное понятие, включающее целый спектр отдельных или взаимосвязанных развлекательных мероприятий. Традиционно сюда включается разнообразная «экскурсионка», посещение театров, музеев и иных значимых культурных объектов, банкеты и фуршеты. В EVENT -агентстве PERFECT знают, что культурная программа не менее важна, нежели деловая составляющая, поэтому мы не ограничиваемся традиционными форматами. Мы организуем красочные шоу, интерактивные мероприятия, веселые пикники и квесты на свежем воздухе и многое другое. Организовать и скоординировать проведение эксклюзивной развлекательной программы зачастую сложнее, чем официальной части мероприятия. Но наши менеджеры руководят праздником вдохновенно и профессионально, поэтому из заранее продуманной концепции не выпадает ни одна деталь.
- Логистика по проводам. Наша задача – вовремя подать транспорт, сопроводить гостей в аэропорт или на вокзал, вручить памятные сувениры. Этот финальный аккорд не менее важен, нежели прочие этапы проведения мероприятия.
Проведение мероприятий – непростая задача со многими неизвестными: неприятные «сюрпризы» подстерегают на каждом шагу. Но гости и участники события не заметят проблем и накладок: координаторы агентства PERFECT либо предвосхитят их появление, либо разрешат их быстро и профессионально!
